1. Gyldighet

Avsender i EDI-vilkårene er definert som den som er juridisk ansvarlig for initieringen av transportoppdrag hos Tollpost Globe AS. Dette gjelder uavhengig om det skulle finnes noen transportavtale mellom Partene eller ikke. Partene i denne sammenhengen og heretter i dokumentet er Tollpost Globe AS og Avsender.

EDI-vilkårene gjelder ved overføring av EDI-meldinger til Tollpost Globe AS, også når det er mangel på sådan. Det vil si at EDI-vilkårene blant annet er gjeldende for enhver som ikke benytter standard fraktbrev som nevnt i Transportvilkårenes pkt. 2. EDI-vilkårene gjelder også ved bruk av strekkodeetiketter og godslister. Dette gjelder også registreringer av sendinger på web-booking.

Dersom det er avvik mellom dette dokument på norsk og oversettelser til andre språk, er ordlyden i det norske dokumentet gjeldende.

Der disse vilkårene er i konflikt med tidligere avtaler (EDI-avtaler) vil EDI-vilkårene være gjeldende. EDI-vilkårene vil også være gjeldende på punkter ikke tidligere omtalt i avtalene (EDI-avtalene). Dersom Partene ønsker å opprettholde punkter omtalt i tidligere avtaler som er i konflikt med EDI-vilkårene, skal nye avtaler inngås.

Med tidligere avtaler menes avtaler inngått før 01.03.2005 som omhandler EDI-meldinger til Tollpost Globe AS.

EDI-vilkårene skal være utfyllende for transportvilkårene for å beskrive spesielle retningslinjer for elektroniske dokumenter og strekkodemerking.

2. Utveksling

2.1. Parter
Dette er vilkår for overføring av EDI-meldinger fra Avsender til Tollpost Globe AS, samt bruk av strekkodeetiketter og godslister.

2.2. Overføring og lagring av data
EDI-melding kan overføres vha. direkte kommunikasjon eller ved bruk av nettleverandør. Dersom det er teknisk mulig skal EDI-overføringer logges og lagres i minimum 6 måneder. Avsender betaler i utgangspunktet overføringskostnadene, der bruk av postkassefunksjon i Tollpost Globes formidlingssentral er vederlagsfritt. Avsender er ansvarlig for å forsikre seg om at meldingen i sin helhet faktisk er mottatt hos Tollpost Globe.

2.3. Dokument
For alle meldingstyper som utveksles gjelder vilkårene under pkt 3 i dette dokument, som omhandler rutinemessige forhold og tekniske løsninger.

2.4. Endringer
Dersom det skal foretas endringer i tekniske løsninger eller rutinemessige forhold som kan påvirke EDI-overføringene, skal den andre part varsles i rimelig tid før endringer foretas. Tiltak skal likeledes iverksettes innen rimelig tid.

2.5. Mottak
En EDI-melding anses som mottatt når den er levert på Tollpost Globes maskin og lastet opp i Tollpost Globes systemer, samt kontrollert og godkjent. Avsender er ansvarlig for å sikre at meldingen i sin helhet faktisk er mottatt hos Tollpost Globe AS, mens Tollpost Globe AS på sin side er ansvarlig for at mottaksapparat og kontrollsystem er operativt. Dette inkluderer rutiner og tjenester som gjør det mulig for Avsender å kontrollere at EDI-meldinger er mottatt.

2.6. Identifikasjon
En melding er juridisk bindene for Avsender og Tollpost Globe AS, når Tollpost Globe AS kan identifisere parter som er oppgitt i meldingen. Tilsvarende vil en transport være juridisk bindende dersom Tollpost Globe AS kan identifisere parter som er enten oppgitt i EDI-melding eller på merking av gods.

2.7. Sikkerhet
Partene skal sikre sine systemer mot uautorisert adgang som kan føre til skader for den andre part.

2.8. Følgeskader
Partene er ikke ansvarlige for økonomiske følgetap av noen art som måtte oppstå pga. feil eller uaktsomhet fra den andre part eller dennes nettleverandør.

2.9. Gyldighet
Disse vilkårene gjelder selv om det ikke skulle finnes transport- eller prisavtale mellom Partene. Vilkårene har ingen tidsbegrensning.

2.10. Generelt
EDI-meldingene som utveksles mellom Partene skal ha samme rettslige status som tilsvarende papirdokument, med unntak av dokumenter regulert annerledes ved lov eller forskrifter.

3. Dokument

3.1. Spesifikasjoner
Spesifikasjoner kan lastes ned fra Tollpost Globes internettside www.tollpost.no eller de kan på forespørsel til Tollpost Gobes EDI-avdeling sendes Avsender. Det er i dokumentasjonen gitt en sammenheng mellom EDI-melding, etiketter og godsliste. Vilkårene for denne sammenhengen er gitt i dette dokument under pkt. 4.

Innholdet i en EDI-melding for transportinstruksjon skal i hovedsak inneholde samme informasjon som på fraktbrevet, men vil som gitt i spesifikasjonene også kreve noe mer informasjon i tillegg. Gjeldende spesifikasjoner er som følger:

3.1.1. Implementasjonsguide IFTMIN S93A

3.1.2. Spesifikasjon for Etiketter for Tollpost Globe AS

3.1.3. Spesifikasjon for Godsliste for Tollpost Globe AS

3.1.4. Generell informasjon for EDI kunder.

3.2. Oppstart og kontroll
3.2.1. Oppstart er definert som det tidspunkt da fysisk gods blir levert Tollpost Globe AS til befordring, eller EDI-melding om slikt gods overføres til Tollpost Globe AS. Unntaket er definerte testsendinger.

3.2.2. Ingen Avsender skal starte opp med EDI-overføring uten at dette på forhånd er avtalt. Inntil dette er avtalt skal sendingsinformasjon formidles via standard fraktbrev som omtalt i Transportvilkårenes pkt. 2. Brudd på dette punktet er likevel ikke begrensende for dette dokumentets gyldighet.

3.2.3. Før oppstart skal EDI-melding, merkelapper og godsliste være kontrollert og godkjent av Tollpost Globe AS.

3.2.4. Avsendere som velger å benytte standard EDI-systemer levert av 3. part trenger kun bekreftelse fra Tollpost Globe AS på at systemet fyller de krav som er satt til generelle EDI-systemer.

3.2.5. Tollpost Globe AS godkjenner EDI-meldinger, merkelapper og godsliste, samt EDI-systemer som er kontrollert på bakgrunn av spesifikasjonene gitt i pkt. 3.1.

3.2.6. Godkjenning gjelder kun for de deler som er kontrollert. Dersom man skal ta i bruk nye tjenester/produkter som ikke er kontrollert og godkjent gjøres dette etter de retningslinjer som nevnt under pkt. 3.3.

3.2.7. Etter oppstart og godkjenning vil det kunne komme en del justeringer. Enhver godkjenning er med forbehold om at det fortsatt kan være feil tilstede som må korrigeres.

3.2.8. Etter oppstart vil de generelle vilkår gitt under pkt. 4 gjelde.

3.3 Endringer
3.3.1. En endring er definert som systemmessig, layoutmessig, syntaktisk eller semantisk endring. Dette innbefatter endringer i bruk av segmenter og datafelt i EDI-meldingen.

3.3.2. Dersom ikke annet er gitt skal enhver endring i EDI-melding, merkelapper eller godsliste godkjennes av Tollpost Globe AS.

3.3.3. Dersom det skal foretas endringer i enten EDI-melding, merkelapper eller godsliste, skal dette varsles i rimelig tid før endring implementeres til Tollpost Globes EDI-avdeling.

3.3.4. Avsender er ansvarlig for de endringer som gjøres i EDI-melding, merkelapper og godsliste, også når Avsender benytter standard EDI-system levert av 3. part.

3.3.5. Endringer i Avsenders systemer som kan påvirke EDI-meldingene eller overføringen av disse skal meldes til Tollpost Globe AS i rimelig tid før endring finner sted til Tollpost Globes EDI-avdeling. Eksempelvis kan det nevnes skifte av nettleverandør, oppgradering av systemer, reinstallasjon av programvare, bytte av maskinvare, endring i rutiner eller andre ting som kan påvirke overføringen.

4. Anvendelse av EDI-systemer og praktiske forhold

4.1. Anvendelse av EDI-meldingene
EDI-meldingen for transportinstruksjon kan erstatte bruken av papirdokumentet standard fraktbrev, slik som gitt under Transportvilkårenes pkt. 2. Ved bruk av andre EDI-meldinger skal dette avtales på forhånd. Dersom ikke annet er gitt vil de generelle vilkårene for transportinstruksjon også gjelde andre typer EDI-melding der det er overførbart.

4.2. Sammenhengen mellom gods, EDI-melding, merkelapper og godsliste
4.2.1. Enhver sending med Tollpost Globe AS som faller innunder EDI-vilkårene (jfr. pkt. 1 i dette dokument) skal ha EDI-melding for transportinstruksjon, strekkode etiketter og godsliste i henhold til spesifikasjonene (jfr. Pkt. 3.1. i dette dokument).

4.2.2. Det skal være samsvar mellom det fysisk sendte godset, merkelappene på godset, EDI-meldingen og godslisten.

4.2.3. Merkelappene skal identifisere hvert enkelt kollo som gitt i spesifikasjonene i pkt3.1. Merkelappene skal minimum være utstyrt med kolliidentitet og routing i strekkodeform, i tillegg til tekstet informasjon.

4.2.4. Sendingsnummer i strekkodeform er ikke påkrevd. Dersom sendingsnummer i strekkodeform utelates, bes det spesielt om at "Generell informasjon for EDI kunder" nevnt i pkt. 3.1. leses med hensyn til konsekvenser.

4.2.5. EDI-meldingen skal m.m. inneholde informasjon om knytningen mellom sendingsidentitet og kolliidentitet.

4.2.6. Godslisten er en papirbackup for EDI-meldingen, og skal derfor ha samsvarende informasjon med EDI-meldingen. Derimot kan godslisten ikke ansees som ekvivalent med, eller på noen annen måte som en erstatning for transportdokumentasjonen, herunder standard fraktbrev eller transportinstruksjon i form av EDI-melding.

4.3. Praktiske forhold.
4.3.1. Overføring av EDI-informasjon for transportinstruksjon skal skje på et så tidlig tidspunkt at informasjonen er mottatt hos Tollpost Globe AS (jfr. pkt. 2.6.) før godset ankommer. For stykkgodsforsendelser skal informasjonen sendes tidligst samme dag som godset mottas hos Tollpost Globe AS, og senest når godset hentes hos Avsender. For partifraktforsendelser skal informasjonen sendes én virkedag før godsavgang, med mindre annet er avtalt. For importgods skal informasjonen sendes en virkedag før godsankomst, med mindre annet er avtalt.

4.3.2. Avsender skal skrive en godsliste i henhold til Tollpost Globes spesifikasjoner, og formidle denne til Tollpost Globe AS. Dette kan gjøres ved at godslisten sendes med hentesjåføren eller at godslisten sendes pr. telefaks til Tollpost Globe AS ved Sentral Informasjonsbehandling (SIB). Ved importgods skal godslisten/losselisten følge godset, eventuelt sendes per faks til SIB avdelingen.

4.3.3. Etiketten skal fortrinnsvis settes på kolloets naturlige «side opp» slik at den største flaten samt tyngdepunktet blir ned, alternativt kan den festes på siden. Etiketten skal limes slik at strekkoden er glatt og ikke går over noen skjøter, kanter eller andre hevelser på underlaget. Dersom det ikke er til å unngå er det viktig å merke seg at strekkoden er uten bøy eller brett i bredderetningen.

4.3.4. For at ikke flere EDI-meldinger enn nødvendig uteblir, har Tollpost Globe AS lov til å rette enkle syntaksfeil i meldingen.

4.3.5. Ved farlig gods forsendelser skal Avsender utstede nødvendige transportdokumenter som inneholder de opplysninger som ADR-reglene til enhver tid bestemmer. ADR reglene vil til enhver tid være overordnet vilkårene i dette dokument.

4.3.6. Ved giroforsendelse skal Avsender skrive ut giroblankett (giro +kvitteringsdeler) påført det aktuelle sendingsnummer og fremsende denne direkte til godsmottaker. Bankgironummer og beløp skal overføres i EDI-meldingen. Dersom Tollpost Globe AS skal skrive ut giroblankett, skal dette og rutinene rundt det avtales på forhånd.

4.3.7. For at strekkodeetiketten skal ha tilfredsstillende kvalitet er Avsender ansvarlig for vedlikehold av strekkodeskriver i henhold til leverandørens anbefalinger. Rensing av skrivehode er spesielt viktig. Avsenderen plikter også å foreta en visuell kontroll av etikettene, samt å treffe tiltak dersom det er synlig forringelse på etikettene, eller Tollpost Globe AS melder om problemer med strekkoden.

4.3.8. Tollpost Globe AS endrer sin ruteplan, basestedtabell og Routentab hvert kvartal. Avsender plikter å oppdatere sine registre til å samsvare med dette innen rimelig tid ved endring. Ytterligere informasjon om registrene finnes i spesifikasjonene gitt under pkt. 3.1. Registrene gjøres tilgjengelig på www.tollpost.no

4.3.9. Avsender plikter å sørge for riktig informasjon og opplæring til sine brukere og ansatte, slik at kvaliteten på EDI-meldingene og overføringene opprettholdes. Dette gjør seg spesielt gjeldende for vikarer ved sykdom og ferietid.

5. Feilhåndtering og konsekvenser

5.1. Feilhåndtering
Der det er overførbart gjelder de samme regler for EDI-meldinger med manglede eller feil informasjon som ved tilsvarende feil og mangler på papirdokumentet standard fraktbrev. Partene skal rette alle kjente feil og mangler snarest etter at feilen eller mangelen har blitt kjent.

5.1.1. Manglende/feil i EDI

5.1.1.1. Godset remerkes og ny EDI produseres ved behov før det settes i trafikk.

5.1.1.2. Dersom godset allerede er satt i trafikk, eller ny EDI ikke er mulig å produsere, skal Tollpost Globes SIB avdeling varsles, slik at man får avklart tiltak.

5.1.1.3. Dersom slikt gods er satt i trafikk vil Tollpost Globe AS etter beste evne forsøke å fange opp informasjon rundt godset og knytte den opp mot de involverte partene.

5.1.1.4. Dersom det på forhånd er kjent at man ikke får overført EDI-meldingen skal standard fraktbrev benyttes. Godslisten er nødløsning for EDI-meldingen, og er ikke en erstatning for standard fraktbrev eller EDI-melding.

5.1.2. Manglende/feil på etiketter

5.1.2.1. Godset remerkes og ny EDI produseres ved behov før det settes i trafikk.

5.1.2.2. Dersom godset allerede er satt i trafikk, eller nye etiketter og EDI ikke er mulig å produsere, skal Tollpost Globes Kundeservice varsles, slik at man får avklart tiltak.

5.1.2.3. Dersom slikt gods er satt i trafikk vil Tollpost Globe AS etter beste evne forsøke å fange opp informasjon rundt godset og knytte det opp mot de involverte partene.

5.1.3. Manglende/feil på godsliste

5.1.3.1. Ved behov skal ny godsliste produseres, eventuelt produseres manuelt. Dersom denne produseres manuelt skal den være klar og lettlest, samt inneholde all den informasjon som er påkrevd i forhold til godslisten.

5.1.3.2. Dersom godset allerede er satt i trafikk, eller ny godsliste ikke er mulig å produsere, skal Tollpost Globes SIB avdeling varsles, slik at man får avklart tiltak.

5.1.3.3. Dersom slikt gods er satt i trafikk gjøres Avsender her oppmerksom på at man operer uten nødløsning for EDI-meldingen. Dersom dette medfører konsekvenser vil Tollpost Globe AS etter beste evne forsøke å fange opp informasjon rundt godset og knytte det opp mot de involverte partene.

5.2. Konsekvenser
Alle avvik vil bli varslet i form av e-post til ansvarlig for EDI overføringen. Det er kundens ansvar og oppgi riktig e-postadresse / e-postgruppe som skal ha slike meldinger. I varslingen finnes også informasjon om eventuelle påløpende gebyrer. Det er også informasjon om hvordan unngå gebyr/merkostnad.

5.2.1. Mangler og feil i EDI-melding vil kunne ha samme følger som tilsvarende feil i standard fraktbrev.

5.2.2. Med hensyn til gebyrer og belastning i forhold til feil som oppstår er Tollpost Globes prisliste alltid gjeldende.

5.2.3. Avsender vil bli belastet for merkostnader i forbindelse med manuell korrigering av EDI informasjon i følge prisliste. Avsender må selv sørge for å vedlikeholde e-postadresse på varsling av feil i EDI. (Aktiv EDIStatus)

5.2.4. Avsender kan unntaksvis bli belastet for tilleggskostnader utover prislisten, men dette skal da avklares med Avsender på forhånd.

5.2.5. Avsender kan unntaksvis bli belastet for ekstrakostnader uten at
dette er avklart med Avsender på forhånd, dersom Avsender har utvist grov uaktsomhet og dette har hatt betydelige økonomiske konsekvenser.

5.2.6. Dersom Avsender ikke har sendingsnummer i strekkodeform på etikettene vil Tollpost Globe AS ved mangler, feil eller forsinket EDI-melding beregne hvert kolli som en enkeltsending da det ikke er mulig å knytte kolliene sammen.

5.2.7. Dersom Avsender har sendingsnummer i strekkodeform på etikettene vil Tollpost Globe AS ved mangler, feil eller forsinket EDI-melding forsøke å knytte kolliene opp mot den sendingen de tilhører. Dette er likevel ikke alltid mulig da det avhenger av varestrøm godset går i, samt spesielle forhold som kan påvirke dette. Det er derfor helt avgjørende at Tollpost Globe AS mottar EDI informasjonen i denne sammenhengen.

5.2.8. Ved feil eller mangler på EDI-melding, godsliste eller merkelapper, alternativt ved avvik i informasjonen i disse, forbeholder Tollpost Globe AS seg retten til å avvise eller returnere gods.

6. Kontakt

• EDI-avdelingen, edi@tollpost.no
  


• Kundesenter 09300@tollpost.no
  

Telefon: 09300